Bookingsystem til autolakerere og skadecentre
Se hele værkstedets uge på én skærm. Hver bil står med tidspunkt, bil og medarbejder, og når du åbner bookingen, ligger bilens data, fotos, beskeder og papirer samme sted.
Når kalenderen ligger flere steder
På mange værksteder ligger bookingerne spredt: en papirkalender ved telefonen, et regneark på kontoret og resten i hovedet på den, der tog imod opkaldet. Så kan ingen svare med det samme på, om der er plads på torsdag, og en bil, der bliver to dage længere end planlagt, skubber til ugen uden at nogen opdager det i tide.
I PaintPilot er der én kalender, som alle på værkstedet arbejder i. Den viser det samme for kontoret og for værkfører, og medarbejderne ser dagens opgaver i appen på telefonen.
Sådan ser kalenderen ud
- Måned, uge og dag. I månedsvisningen er en booking en bjælke, der strækker sig over de dage, bilen står inde. Bjælken viser ankomsttid, bil og medarbejderens initialer.
- Tidslinje pr. medarbejder. Vælg Dag, Arbejdsuge, Uge eller 2 uger, og hver medarbejder får sin egen række med bookingerne som klokkeslæt. Så ser du med det samme, hvem der er optaget hvornår.
- Biler over flere dage. En bil, der kommer ind onsdag morgen og er klar torsdag middag, står som én sammenhængende booking.
- Book direkte i kalenderen. Klik på en ledig plads for at oprette en booking på det tidspunkt. Har medarbejderen allerede travlt, får du en advarsel, men du bestemmer selv.
- Hold musen over en booking og se ordrenummer eller nummerplade, kunde, bil, status, tid, medarbejder og en eventuel lånebil.
- Jeres egne rammer. Lukkedage og ugenumre vises, bookingerne står sorteret efter tid, og administrator vælger, hvilken visning kalenderen åbner på.
Alt om bilen samlet i bookingen
En booking er mere end et tidspunkt. Når du åbner den, kan du folde bilens data ud med ét klik: mærke, model, årgang, variant, motor, brændstof og mere. Med nummerplade-opslaget hentes data automatisk, når du skriver pladen.
Bilen kan også findes på stelnummeret, og du behøver ikke taste noget. Tryk på Scan nummerplade eller Scan stelnummer, og tag et billede. Systemet læser pladen eller stelnummeret og henter bilens data ind på bookingen. Sidder du ved computeren, tager du billedet med medarbejder-appen på telefonen, og så kommer det automatisk ind på bookingen på computeren.
Bookingen samler også sagens beskeder, fotos, tidsforbrug, dokumenter og en eventuel lånebil i faner. En intern journal skriver selv, når status skifter, eller når der kommer fotos og dokumenter på, så du altid kan se, hvad der er sket med bilen og hvornår. En booking har altid mindst én opgave, så det er klart fra start, hvad bilen skal have lavet.
Bookinger fra jeres egen hjemmeside
Bookinger kan komme tre veje: fra jer selv, fra erhvervskunder i kunde-portalen og fra en booking-widget på jeres egen hjemmeside. Widgeten følger jeres åbningstider og lukkedage. Når en kunde har gennemført en booking, sender den et signal, som Google Analytics og Google Ads kan måle, så I kan se, hvor mange bookinger annoncerne giver. Selve opsætningen i Analytics eller Ads laver I eller jeres marketinghjælp.
Sådan bruger ProLak SkadeCenter kalenderen
ProLak SkadeCenter på Nordfyn er værkstedet bag PaintPilot. Her er René alene på værkstedet, og bookingerne kommer fra flere sider. De fleste ringer. En del booker selv gennem booking-widgeten på prolak.dk, som er koblet direkte til PaintPilot. Mange kommer gående ind ad døren, fordi de har fundet værkstedet på nettet, og nogle skriver en mail.
Uanset hvor bookingen kommer fra, ender den i samme kalender, under Bookinger i menuen. René bruger mest ugevisningen, hvor hele ugen står på én skærm.
Det, René ikke ville undvære, er at bookinger fra hjemmesiden og fra kunde-portalen kommer direkte ind i kalenderen. Og så kan han godt lide, at der kommer en boks frem med de vigtigste oplysninger, når han holder musen over en booking.
Pris
Booking og kalender er med i alle planer, også Basis til 199 kr./md. ekskl. moms (op til 2 medarbejdere). Medarbejder-appen er også med i alle planer. Vil I have automatiske sms-påmindelser til kunderne før aftalen, koster det 49 kr./md. som modul, og det er med i Pro (449 kr./md.). Nummerplade- og stelnummer-opslag koster også 49 kr./md. eller er med i Pro. Alle planer kan prøves gratis i 14 dage, og der er ingen binding. Se alle priser og moduler.
Det kan kalenderen ikke
- Der er ingen venteliste og ingen automatisk kapacitetsplanlægning. Kalenderen advarer, når en medarbejder har travlt, men den flytter ikke selv biler.
- Kunden kan ikke betale online, når der bookes.
- Nummerplade-opslaget virker på danske biler. Biler, der endnu ikke har dansk plade, skal have data tastet ind.
Spørgsmål om booking
Ja. Alle, der logger ind, arbejder i den samme kalender, så kontoret og værkfører ser de samme bookinger. I tidslinjen har hver medarbejder sin egen række, så det er tydeligt, hvem der skal lave hvad. Medarbejderne ser dagens opgaver i medarbejder-appen på telefonen.
Ja, på to måder. Med booking-widgeten på jeres egen hjemmeside kan kunderne booke inden for jeres åbningstider. Erhvervskunder med adgang til kunde-portalen kan også booke selv derfra. Bookingen lander direkte i kalenderen.
Du forlænger bookingen, og den fylder så de ekstra dage i kalenderen. Aktive biler bliver stående i overblikket, også når datoen er passeret, så de ikke forsvinder ud af syne. På værkstedsskærmen kan tiden på hver bil desuden blive gul og rød, når den har stået for længe i en station.
Nej. Kender systemet kunden og bilen, ligger data der allerede. Med opslaget henter du mærke, model, årgang og flere data om bilen ud fra nummerpladen eller stelnummeret. Du kan skrive det eller tage et billede af det med telefonen, så læser systemet det selv. Har I kunderne i et regneark, kan de importeres, når I starter.
Booking og kalender er med i alle planer. Den mindste, Basis, koster 199 kr./md. ekskl. moms for op til 2 medarbejdere. Sms-påmindelser og nummerplade- og stelnummer-opslag kan lægges til for 49 kr./md. hver eller fås samlet i Pro til 449 kr./md. Der er 14 dages gratis prøve og ingen binding.
Prøv kalenderen med jeres egne biler
14 dages gratis prøve med fuld adgang. Ingen betalingsoplysninger og ingen binding.
Læs også: sådan undgår du no-shows · alle moduler